NavitecFlow | Elektronický oběh dokladů
Chcete zbavit Vaši firmu zbytečného papírování? Probíhá Váš schvalovací proces složitě a s nejasným výsledkem? Pak je aplikace nFlow řešením, které Vám může pomoci a výrazně zjednodušit papírování a oběh dokumentů po firmě.
Co je NavitecFlow a jak funguje?
-
je aplikace řízení elektronického oběhu dokladů napříč firmou.
-
je provozováno na platformě Microsoft Dynamics.
-
poskytuje vysokou stabilitu díky provozu v rámci jedné platformy.
-
udržuje své uživatele informované.
-
je možné parametrizovat dle konkrétních požadavků zákazníka.
-
umožňuje přímo uživateli tvořit vlastní work flow.
-
obsahuje schvalování:
-
Nákupní žádanky
-
Nákupní objednávky
-
Nákupní faktury
-
Nákupní dobropisy
-
Obchodní smlouvy
-
-
S využitím agendy došlých dokladů docílíte automatizace příchozích e-mailů z doklady přímo do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vaše fakturantka tak nebude muset přecházet mezi systémem a mailem, ale bude mít všechny potřebné informace od dodavatelů na jednom místě.
-
V případě potřeby klienta lze připravit po předchozí analýze individuální work flow.
Nákupní žádanky
Nákupní žádanku může žadatel vytvořit na PC, mobilu, tabletu.
Žadatel nemusí znát detaily nákupu (dodavatele, katalogové číslo apod.). Stačí jen specifikace požadavku na nákup.
Nákupčí kompletuje žádanky a seskupuje podle dodavatele.
Schvalování probíhá formou notifikačních e-mailů odkudkoliv a komukoliv kdo se účastní schvalovacího procesu.
K žádance je možné přidat libovolné přílohy.
01
Vytvoření požadavku na nákup (žádanky)
02
Revize a kompletace žádanky nákupčím
03
Odeslání žádanky ke schválení odpovědným zaměstnancům
04
Revize požadavku a schválení (může schvalovat 1-n schvalovatelů)
05
Nadlimitní schvalování (v případě že žádanka převyšuje určitou částku)
06
Automatické uložení žádanky do Micrsoft Dynamics 365 Business Central nebo založení nákupní objednávky.
Nákupní objednávky
Schvalování objednávek může probíhat samostatně nebo ze žádanek.
Objednávka se do schvalování odešle jedním klikem v Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Jednotlivý schvalovatelé spolu mohou o objednávce komunikovat v rámci nFlow.
Schvalovatelé i nákupčí vidí celý proces schvalování a
-
kdo schvaloval
-
Kdo aktuálně schvaluje
-
Kdo bude dále schvalovat
Schvalovací proces i stanoviska jsou evidovány v protokolu o schválení.
Součástí schvalování jsou libovolné přílohy, které mohou schvalovatelé zobrazovat nebo přidávat.
01
Příprava nákupní objednávky nebo automatické vytvoření ze žádanky.
02
Odeslání objednávky ke schválení.
03
Revize požadavku a schválení (může schvalovat 1-n schvalovatelů).
04
Nadlimitní schvalování (v případě že žádanka převyšuje určitou částku)
05
Odeslání objednávky dodavateli (Provádí nákupčí)
Nákupní doklady od dodavatele
nFlow umožňuje schvalování dokladů zaslaných od dodavatele včetně evidence došlých dokladů
-
Nákupní faktury
-
Nákupní dobropisy
-
Nákupní zálohy
Stačí si zajistit emailovou adresu na kterou budou dodavatelé posílat doklady a zbytek zajistí nFlow.
nFlow umožňuje předat PDF doklad k automatickému vytěžení dat do služby Kofax.
Proces je automatizovaný. Vyžaduje jen revizi odpovědného zaměstnance před odesláním ke schválení.
Objednávka se do schvalování odešle jedním klikem v Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Jednotlivý schvalovatelé spolu mohou o objednávce komunikovat v rámci nFlow.
Schvalovatelé i nákupčí vidí celý proces schvalování a informace kdo schvaloval, kdo aktuálně schvaluje a kdo bude dále schvalovat.
Schvalovací proces i stanoviska jsou evidovány v protokolu o schválení.
Součástí schvalování jsou libovolné přílohy, které mohou schvalovatelé zobrazovat nebo přidávat.
01
Automatizované zaevidování a došlého dokladu.
02
Archivace souboru dokladu a těla emailu.
03
Vytvoření došlého dokladu v Microsoft Dynamics 365 Business Central.
04
Odeslání dokladu na vytěžení dat do služby Kofax (nutné předplatné).
05
Revize odpovědného pracovníka a odeslání do schválení.
06
schválení nákupní faktury jedním nebo více schvalovateli.
07
Zaúčtování nákupního dokladu účetní.
Obchodní smlouvy
Týmové řešení obchodních smluv.
Od vzniku potřeby na vytvoření nové smlouvy až po její finalizaci a podpis můžou účastníci týmově připravovat, editovat a revidovat smlouvu.
O evidenci verzí se stará přímo Microsoft Word
nFlow umožňuje identifikaci týmu odpovědného za přípravu a akceptaci smlouvy.
01
Potřeba vzniku obchodní smlouvy
02
Identifikace odpovědných osob za přípravu a schválení smlouvy, přiložení příloh a distribuce týmu.
03
Kompletace smlouvy přípravným týmem a odeslání ke schálení.
04
Schválení smlouvy jedním nebo více schvalovateli.
05
Automatická evidence smlouvy v Microsoft Dynamics 365 Business Central.